ga naar de navigatie ga naar de inhoud

Opgelet!Schijnbaar begrijpt uw browser geen Cascading Style Sheets of u hebt e ondersteuning voor CSS uitgeschakeld. Dat is niet erg, maar besef dat u momenteel een andere lay-out ziet dan de ontwerpers van deze site bedacht hebben.

 

Veelgestelde vragen

Hierbij een lijstje met vragen die in het verleden al vaak werden gesteld. Door te klikken op de gewenste vraag, vindt u het antwoord terug op die vraag.

* Wie kan documenten opvragen?

* Wat kan ik opvragen?

* Wat is een bestuursdocument?

* Wat zijn vragen om informatie?

* Kan ik rekenen op behulpzaamheid van de ambtenaren?

* Zijn verslagen van vergaderingen openbaar?

* Wat als het gevraagde document nog niet af is?

* Hoe kan ik documenten opvragen?

* Welke gegevens moet ik vermelden in de aanvraag?

* Tot wie moet ik de aanvraag richten?

* Hoe weet ik of mijn aanvraag wel in behandeling is?

* Wat zijn vertrouwelijke documenten? Kan de overheid weigeren om bepaalde documenten openbaar te maken?

* Hoeveel moet ik betalen voor de gevraagde documenten?

* Wat gebeurt er met de documenten die de overheid van de burger krijgt?

* Ik ben niet tevreden met de behandeling van mijn aanvraag om documenten. Wat kan ik daartegen doen?

 

Wie kan documenten opvragen?

Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven (…) De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen.

Wie documenten opvraagt, moet hiervoor geen enkele verantwoording geven en hoeft er geen belang bij te hebben, behalve als informatie van persoonlijke aard wordt opgevraagd (voorbeeld: evaluatieverslag, documenten in verband met een bevorderingsronde).

 

Wat kan ik opvragen?

Binnen het stramien van de openbaarheidsregelgeving kunnen alleen bestuursdocumenten opgevraagd worden. Loutere vragen om informatie vallen hier niet onder. In principe zijn alle documenten waarover een overheid beschikt, openbaar. Er gelden wel een aantal uitzonderingen die de overheid mag inroepen om andere belangen te beschermen.

Voor meer informatie, zie ook: “wat is een bestuursdocument?" en “wat zijn vragen om informatie?"

 

Wat is een bestuursdocument?

In het kader van het openbaarheidsdecreet kunnen alleen bestuursdocumenten worden opgevraagd.

Het decreet definieert een bestuursdocument als volgt: “de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt”. Dat betekent dat in principe alle informatie waarover de overheid beschikt, kan worden opgevraagd, ongeacht de informatiedrager. Het moet dus gaan om informatie die gematerialiseerd is op een drager: op papier (schriftelijke stukken, documenten, notulen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, enzovoort), op elektronische dragers (bestanden, e-mails, cd-roms), op auditieve (geluidsfragmenten) of visuele dragers (film, foto, dvd). Het begrip “document” moet dus ruim worden opgevat.

Het feit dat het gevraagde als een bestuursdocument wordt beschouwd, betekent niet dat het gevraagde ook automatisch openbaar moet worden gemaakt: de overheid kan immers uitzonderingsgronden inroepen als het document vertrouwelijke gegevens bevat.

Alle documenten die de overheid bezit, komen in aanmerking, dus niet alleen de documenten die tot een beslissing geleid hebben. Het moet niet noodzakelijk gaan om eigen documenten van de overheid, die de overheid zelf heeft opgemaakt of geproduceerd. Ook documenten die van derden (particulieren of andere overheden) afkomstig zijn, vallen hieronder.

De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. U kunt de overheid dus bijvoorbeeld niet vragen om gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden. Bijvoorbeeld: het opvragen van een overzicht van alle milieuvergunningen klasse II in de provincie Antwerpen, die werden afgeleverd in de periode tussen 1 maart 2004 en 31 augustus 2006: als dat overzicht niet al in een document bestaat en als een nieuw document zou moeten worden samengesteld om op het verzoek te kunnen ingaan, is de overheid niet verplicht om een dergelijke vraag te beantwoorden. Als dat overzicht echter gemakkelijk kan worden gecreëerd door enkele eenvoudige bewerkingen van een bestaande overheidsdatabank (zonder dat hiervoor een nieuw zoekprogramma moet worden ontwikkeld), mag er van uitgegaan worden dat het wel degelijk om een vraag naar een bestaand bestuurdocument gaat.

Met bestaande documenten wordt dus ook bedoeld dat de overheid niet verplicht kan worden om documenten te verwerken of te analyseren.

Toekomstige documenten kunnen dus evenmin opgevraagd worden, bijvoorbeeld een vraag tot openbaarmaking van alle toekomstige beslissingen van de provincie met betrekking tot buurtwegen in de gemeente X of het toezenden van alle toekomstige notulen van een schepencollege van een gemeente.

Voor meer informatie, zie ook: “Wat zijn vragen om informatie?"  en “Kan ik rekenen op behulpzaamheid van de ambtenaren?

 

Wat zijn vragen om informatie?

Louter informatieve vragen vallen niet onder de toepassing van het decreet. Bijvoorbeeld: “Wat is het standpunt van de minister over de geluidshinder in Zaventem ?” of: “Wanneer neemt de minister een beslissing voor het toekennen van een subsidie aan onze vereniging ?”. Als een kopie gevraagd wordt van de beleidsbrief van de minister waarin hij zijn beleid uitstippelt betreffende de geluidshinder in Zaventem, gaat het wel degelijk om een vraag tot openbaarmaking van een bestuursdocument.

Het onderscheid tussen informatieve vragen en vragen tot openbaarmaking is niet altijd even duidelijk. Bijvoorbeeld: de vraag om te bevestigen of een bedrijf een bepaalde aangifte bij de overheid heeft gedaan lijkt eerder een informatieve vraag te zijn, maar komt er eigenlijk op neer dat een kopie gevraagd wordt van het aangifteformulier van het bedrijf. Volgens het openbaarheidsdecreet zijn de ambtenaren verplicht om iedereen die informatie zoekt, hierbij behulpzaam te zijn, dus ook bij de vraag of een bepaald document al dan niet bestaat.

 

Kan ik rekenen op behulpzaamheid van de ambtenaren?

Ambtenaren zijn volgens het decreet verplicht om iedereen die informatie zoekt, behulpzaam te zijn. Dat betekent bijvoorbeeld dat ze moeten antwoorden op de vraag of een bepaald bestuursdocument wel degelijk bestaat, of op de vraag waar een bepaald document zich bevindt.

De overheid is ook verplicht om de aanvrager te helpen als zijn aanvraag niet concreet genoeg is: ze moet contact opnemen met de aanvrager als zijn aanvraag onduidelijk, onredelijk, te algemeen of te vaag geformuleerd is.

Behulpzaamheid houdt niet in dat de overheid verplicht zou zijn om bestaande documenten te herschrijven, om te vormen, te bewerken of te analyseren om op vragen te kunnen antwoorden.

 

Zijn verslagen van vergaderingen openbaar?

Verslagen van vergaderingen zijn ontegensprekelijk bestuursdocumenten en kunnen dus opgevraagd worden. Wel is het mogelijk dat, afhankelijk van de aard van de vergadering en van het verslag, het verslag vertrouwelijke elementen  bevat, zoals namen van ambtenaren, hun persoonlijk standpunt, of beleidsinformatie waarvan de vertrouwelijkheid noodzakelijk is om de politieke besluitvorming niet in gevaar te brengen. In dat geval kan het verslag gedeeltelijk openbaar gemaakt worden, dat wil zeggen met weglating van de vertrouwelijke gegevens.

 

Wat als het gevraagde document nog niet af is?

Een document dat niet af is of onvolledig is, hoeft niet te worden vrijgegeven. Een document wordt beschouwd als af als het een definitieve status heeft gekregen, dat wil zeggen dat het ondertekend is door de bevoegde persoon, of als het door de opsteller zelf als af wordt beschouwd. Een document dat wordt opgesteld ter voorbereiding van een besluitvormings-procedure, bijvoorbeeld een advies bij een milieuvergunningsaanvraag, komt ook in aanmerking, zelfs als er nog geen definitieve eindbeslissing is genomen in het hele dossier (het toekennen van de milieuvergunning in het voorbeeld).

Als de aanvraag wordt afgewezen omdat het om een niet voltooid document gaat, dan moet de overheid vermelden welke instantie verantwoordelijk is voor de afwerking van het document en tevens de geschatte termijn meedelen die voor de voltooiing nodig is.

 

Hoe kan ik documenten opvragen?

De drempel om bestuursdocumenten op te vragen werd in het openbaarheidsdecreet zo laag mogelijk gehouden. Een eenvoudig briefje aan de overheid volstaat. Het is niet nodig om de brief aangetekend te versturen. In de brief moet niet uitdrukkelijk vermeld worden dat beroep wordt gedaan op het decreet openbaarheid van bestuur. Evenmin moet vermeld worden waarom bepaalde informatie wordt gevraagd.

Voor meer informatie, zie ook  “Wie kan documenten opvragen?"

U kunt bestuursdocumenten ook opvragen via fax, e-mail of webformulier. Het is ook mogelijk dat u zich ter plaatse aanbiedt bij de overheid waar u dan een briefje moet invullen. Telefonische vragen komen niet in aanmerking binnen de procedure van het openbaarheidsdecreet. Uiteraard is het altijd wel mogelijk om telefonisch bijvoorbeeld informatiebrochures op te vragen.

 

Welke gegevens moet ik vermelden in de aanvraag?

Vermeld zo duidelijk mogelijk wat u precies wilt: de aangelegenheid waarover het gaat en indien mogelijk de bestuursdocumenten in kwestie.

Vermeld ook uw naam en correspondentieadres (ook e-mailadres of postbusadres zijn mogelijk). Als een gevolmachtigde optreedt, bijvoorbeeld een advocaat, dan moet tevens de identiteit van de cliënt meegedeeld worden. Van een advocaat wordt vermoed dat hij zijn cliënt vertegenwoordigt, terwijl dat niet geldt voor anderen die optreden in naam van de aanvrager. In dat geval moet het mandaat schriftelijk aangetoond worden.

Niet verplicht, maar mogelijk:

  • de vorm waarin u de informatie het liefst ontvangt: op papier, elektronisch, in een bepaald bestandsformaat …
  • als het om milieu-informatie gaat: een voorstel van termijn waarbinnen u de informatie wilt ontvangen.

In bepaalde gevallen, als het om gevoelige informatie gaat, zoals privacy-gegevens, commerciële of industriële informatie, informatie die vrijwillig door derden is meegedeeld aan de overheid:

  • het bewijs dat de persoon van wie de informatie afkomstig is, heeft ingestemd met de openbaarmaking ervan.

Als het om informatie van persoonlijke aard gaat, zoals evaluaties, examens …:

  • het bewijs dat u belang heeft bij deze zaak, dat wil zeggen dat u rechtstreeks en persoonlijk in uw rechtssituatie wordt geraakt.

 

Tot wie moet ik de aanvraag richten?

In België bestaan heel wat instanties tot wie u aanvragen kunt richten. Het is niet altijd even duidelijk of men zich voor bepaalde vragen moet richten tot de federale, de gewestelijke of de gemeentelijke overheid.

Adressen van de Vlaamse gewestelijke overheden vindt u hier: http://www.vlaanderen.be. U kunt ook gratis 1700 bellen. Daar kan men u verder helpen om de juiste overheid te vinden.

Komt uw aanvraag bij de verkeerde dienst terecht ? Geen probleem: de Vlaamse instanties zijn verplicht om uw aanvraag zelf door te sturen naar de juiste instantie. U wordt daarvan bovendien onmiddellijk op de hoogte gebracht.

 

Hoe weet ik of mijn aanvraag wel in behandeling is?

Nadat u uw aanvraag hebt ingediend, krijgt u hiervan in principe geen ontvangstmelding. Uw aanvraag wordt wel onmiddellijk geregistreerd in een register. Dat register is openbaar voor diegene die de aanvraag heeft ingediend. Om te weten of uw aanvraag wel degelijk is aangekomen, kunt u inzage vragen in dat register, zonder dat u hiervoor een speciale procedure moet volgen. Het register is alleen toegankelijk voor de aanvrager en alleen voor zijn aanvraag om documenten.

 

Wat zijn vertrouwelijke documenten? Kan de overheid weigeren om bepaalde documenten openbaar te maken?

Het algemeen uitgangsprincipe is dat alle bestuursdocumenten in aanmerking komen voor openbaarheid. Dat betekent niet dat alle documenten op eenvoudig verzoek verplicht worden vrijgegeven. Bepaalde informatie kan volgens het decreet als vertrouwelijk worden beschouwd omdat het onder een uitzonderingsgrond valt.

De overheid beoordeelt elke aanvraag in concreto, dat wil zeggen geval per geval. Ook de toetsing aan de uitzonderingsgronden gebeurt voor elke aanvraag in detail. Precies om die reden is het niet haalbaar om alle mogelijke toepassingen met alle nuances weer te geven. Een bespreking van de basisprincipes van de uitzonderingsgronden van het openbaarheidsdecreet vindt u in de Memorie van Toelichting bij het decreet. Ook in de beslissingen van de beroepsinstantie kunt u nuttige informatie vinden. Naast de uitzonderingen van het openbaarheidsdecreet moeten in sommige gevallen ook uitzonderingen worden toegepast die bepaald zijn in de federale openbaarheidsregeling, bijvoorbeeld de regelgeving over het auteursrecht.

In het openbaarheidsdecreet wordt een onderscheid gemaakt tussen formele uitzonderings-gronden (bijvoorbeeld als een aanvraag kennelijk onredelijk is) en inhoudelijke uitzonderingsgronden, die te maken hebben met de bescherming van andere belangen (bijvoorbeeld de bescherming van de openbare orde en veiligheid). Formele uitzonderingsgronden zijn facultatief, dat wil zeggen dat de overheid niet verplicht is ze toe te passen; inhoudelijke uitzonderingsgronden zijn verplicht. Verder is er een onderscheid naargelang van de soort informatie die wordt opgevraagd: documenten met gewone (algemene) informatie, milieu-informatie, Seveso-informatie en informatie over milieu-emissies. Belangrijk is dat voor milieu-informatie steeds een belangenafweging moet worden gemaakt. Dat wil zeggen dat, om een aanvraag af te wijzen, het niet voldoende is dat een ander belang in gevaar komt, maar dat de bescherming van dat ander belang doorweegt op de openbaarmaking. We spreken dan van relatieve uitzonderingsgronden, in tegenstelling tot absolute uitzonderingsgronden.

In de onderstaande tabel volgt een overzicht van de uitzonderingsgronden van het openbaarheidsdecreet. De beschrijving van de uitzonderingsgrond is in beknopte vorm weergegeven.

uitzonderingsgrond

(afwijzing van de aanvraag)

gewone informatie

milieu-informatie

algemeen

Emissies

Seveso

FACULTATIEVE UITZONDERINGEN

de aanvraag blijft kennelijk onredelijk of is op een te algemene wijze geformuleerd.

‘met inachtneming van het met de openbaarmaking gediende openbaar belang’

 

de gewenste documenten zijn niet af of onvolledig

VERPLICHTE UITZONDERINGEN

Een bestaande geheimhoudingsverplichting

absoluut

----

----

----

bescherming van de persoonlijke levenssfeer

absoluut

relatief

----

relatief

geheim van de beraadslagingen van de instanties waarop het decreet van toepassing is

absoluut

relatief

----

 

documenten, uitsluitend opgesteld ten behoeve van de strafvordering of een administratieve sanctie

absoluut

relatief

documenten, uitsluitend opgesteld ten behoeve van een mogelijke toepassing van tuchtmaatregelen

absoluut

relatief

informatie die vrijwillig door derden werd verstrekt en die uitdrukkelijk als vertrouwelijk is bestempeld

absoluut

relatief

----

relatief

het economisch, financieel of commercieel belang van de instantie

relatief

----

----

----

het vertrouwelijke karakter van de internationale betrekkingen

relatief

relatief

het vertrouwelijke karakter van commerciële en industriële informatie

relatief

relatief

----

relatief

de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding

relatief

relatief

de vertrouwelijkheid van het handelen van een instantie, nodig voor de uitoefening van de administratieve handhaving, de uitvoering van een interne audit of de politieke besluitvorming

relatief

relatief

----

----

de openbare orde en de veiligheid

relatief

relatief

de bescherming van het milieu

----

relatief

----

----

 

Hoeveel moet ik betalen voor de gevraagde documenten?

De kostprijs van een kopie is afhankelijk van de overheid (instantie) die uw aanvraag zal beantwoorden. Het bedrag moet wel vooraf zijn vastgesteld, bijvoorbeeld via een gemeenteraadsbeslissing of een besluit van de Raad van Bestuur van een Agentschap. Het moet gaan om een redelijke kostprijs, waarbij personeelskosten niet mogen worden aangerekend.

Voor de verschillende departementen van de Vlaamse overheid werd tot op heden nog geen bedrag vastgesteld (dient te gebeuren bij besluit van de Vlaamse Regering), een kopie is er dus gratis. Inzage en uitleg zijn steeds kosteloos.

 

Wat gebeurt er met de documenten die de overheid van de burger krijgt?

Regelmatig ontvangt de overheid documenten van burgers, ofwel omdat de burgers verplicht zijn om bepaalde informatie aan te leveren aan de overheid (bijvoorbeeld gegevens voor de milieuheffing), ofwel omdat burgers dat spontaan, uit eigen beweging doen (bijvoorbeeld het indienen van een klacht wegens milieuhinder of van een bezwaarschrift tijdens een openbaar onderzoek).

Vanaf het ogenblik dat die documenten bij de overheid zijn, worden het bestuursdocumenten en komen ze dus in aanmerking voor openbaarheid. Ze kunnen dus door iedereen opgevraagd worden. Openbaarmaking zal, zoals altijd, maar mogelijk zijn met respect voor de uitzonderingsgronden, onder meer de privacy van de natuurlijke personen. De documenten kunnen wel gedeeltelijk openbaar gemaakt worden. Dat zal in principe het geval zijn met documenten die verplicht aan de overheid werden bezorgd.

Gaat het om documenten die de burger op vrijwillige basis, dus zonder enige verplichting, aan de overheid heeft bezorgd, dan mogen die niet zomaar openbaar worden gemaakt, ten minste als oorspronkelijk op die documenten uitdrukkelijk werd vermeld dat ze vertrouwelijk zijn meegedeeld. Als u in dat geval documenten opvraagt bij de overheid, dan zal de overheid contact opnemen met de burger die de documenten heeft bezorgd om te vragen of de vertrouwelijkheid nog behouden blijft.

 

Ik ben niet tevreden met de behandeling van mijn aanvraag om documenten. Wat kan ik daartegen doen?

Er zijn verschillende redenen waarom de behandeling van de aanvraag niet naar wens verloopt: de overheid weigert de gevraagde documenten openbaar te maken of maakt maar een gedeelte openbaar, bepaalde gedeelten in het document zijn onleesbaar gemaakt, u bent niet tevreden met de motivering van de beslissing, de kosten zijn hoog, de beslissing wordt niet uitgevoerd, u krijgt helemaal geen antwoord van de overheid …

In al die gevallen kunt u hoger beroep aantekenen per brief, fax of e-mail. Het beroep is kosteloos. Er zijn verschillende mogelijkheden:

  • Ofwel is er een beslissing genomen. Dan moet daar in principe op vermeld staan op welke wijze u hett beroep moet indienen. U hebt hiervoor 30 kalenderdagen tijd.
  • Ofwel is er een beslissing genomen, maar wordt er geen melding gemaakt van de beroepsprocedure. In dat geval neemt de termijn voor het indienen van een beroep een aanvang vier maanden nadat de betrokkene in kennis werd gesteld van de beslissing.
  • Ofwel is er geen beslissing genomen binnen 15 kalenderdagen. Vanaf het verstrijken van die termijn kunt u te allen tijde beroep aantekenen.
  • Ofwel gaat het om een beslissing die niet of niet correct werd uitgevoerd binnen 30 kalenderdagen. In dat geval moet u een beroep indienen binnen 30 kalenderdagen, waarbij die beroepstermijn begint te lopen vanaf het verstrijken van deze termijn.

U vermeldt duidelijk waartegen u beroep instelt (een beslissing, het uitblijven van een beslissing, het niet-uitvoeren van een beslissing) en voegt bij uw beroepsschrift een kopie van uw oorspronkelijke aanvraag en van de eventuele beslissing.

Mocht u tijdens het verloop van de beroepsprocedure het gevraagde toch nog krijgen, dan moet u de beroepsinstantie daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen.

 

Adresgegevens:

Beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur

Departement Kanselarij en Bestuur

Vlaamse justitie en regelgeving

Boudewijnlaan 30 bus 20

1000 Brussel

Tel: 02 553 57 25

E-mail: openbaarheid@vlaanderen.be

 

Pagina afdrukkenTip een collega over deze pagina
Gepubliceerd op 1 april 2011. Laatst gewijzigd op 21 september 2016